Chapter 6 : Valuing Organizational Information

ORGANIZATIONAL INFORMATION

♦Information granularity refers to the extent of detail within the information 

  (fine and detailed or coarse and abstract).

Levels, Formats, and Granularities of Organizational Information

THE VALUE OF TRANSACTIONAL AND ANALYTICAL INFORMATION

♦Transactional information encompasses all of the information contained within a single business process or unit of work, and its primary purpose is to support the performing of daily operational tasks. Analytical information encompasses all organizational information, and its primary purpose is to support the performing of managerial analysis tasks.  

THE VALUE OF TIMELY INFORMATION

♦Real-time information means immediate, up-to-date information.

♦Real-time systems provide real-time information in response to query requests.

Transactional versus Analytical Information

THE VALUE OF QUALITY INFORMATION

Five Common Characteristics of High-Quality Information

The four primary sources of low quality information are:

♦Online customers intentionally enter inaccurate information to protect their privacy.

♦Different systems have different information entry standards and formats.

♦Call center operators enter abbreviated or erroneous information by accident 

♦party and external information contains inconsistencies, inaccuracies, and errors.

Understanding the cost of poor information :

♦Inability to accurately track customers, which directly affects strategic initiatives such as CRM and SCM.

♦Difficulty identifying the organization's most valuable customers.

♦Inability to identify selling opportunities and wasted revenue from marketing to nonexistent customers and no deliverable mail.

♦Difficulty tracking revenue because of inaccurate invoices.

♦Inability to built strong relationship with customers-which increases buyer power.

Chapter 5 : Organizational Structures That Support Strategic Initiatives

Organizational Structures

♦Employees across the organization must work closely together to develop
  strategic initiatives that create competitive advantages.

IT Roles and Responsibilities

♦Most organizations maintain position such as chief executive officer(CEO), chief financial officer(CFO), and chief operation officer(COO) at the strategic level. Recently, there are more IT- related strategic position such as chief information officer(CIO), chief technology officer(CTO), chief security officer(CSO), chief privacy officer(CPO) and chief knowledge officer(CKO).

The chief information officer(CIO) is responsible for :

♦Overseeing all users of information technology.

♦Ensuring the strategic alignment of IT with business goals and objectives.

                                                 

What Concern CIOs the Most?

The chief technology officer(CTO) is responsible for :

♦Ensuring the throughput, speed, accuracy, availability and reliability of an 

 organization’s information technology.

♦Ensuring the efficiency of IT system throughout the organization.

The chief security officer(CSO) responsible for :

♦Ensuring the security of IT system.

♦Developing strategies.

♦IT safeguards against attacks from hackers and viruses.

The chief privacy officer(CPO) responsible for :      

♦Ensuring the ethical and legal use of information within organizations.

♦Enable them to understand the often complex legal issues.

The chief knowledge officer(CKO) responsible for :

♦Collecting, maintaining, and distributing the organization’s knowledge.

♦Make it easy for people to reuse the knowledge.

                                             

Skills Pivotal for Success in Executive  IT Roles

The Gap between Business Personnel and IT Personnel

♦Business personnel possess expertise in functional areas such as marketing,  

 accounting, and sales.

♦IT personnel have the technological expertise.

 This typically causes a communications gap between the business personnel and 

 IT personnel.

IMPROVING COMMUNICATION 

♦Business personnel must seek to increase their understanding of IT.

 IT personnel must seek to increase their understanding of the business.

 It is the responsibility of the CIO to ensure effective communication between  

 business personnel and IT personnel.

♦Organization Fundamentals – Ethics and Security

Ethics – the principles and standards that guide our behavior toward other people.

Privacy is a major ethical issue. Privacy is the right to be left alone when you want to be, to have control over your own personal possessions, and not to be observed without your consent.

Issues Affected by Technology Advances 

Primary Reasons Privacy Issues Reduce Trust or Business 

Security – How Much Will Downtime Cost Your Business?

PROTECTING INTELLECTUAL ASSETS

Organizational information is intellectual capital and it must be protected.

Information security – the protection of information from accidental or intentional misuse by persons inside or outside an organization.

Ebusiness automatically creates tremendous information security risks for organizations.

 

Sources of Unplanned Downtime

The Cost of Downtime

Chapter 4 : Measuring The Success Of Strategic Initiative

Measuring Information Technology’s  Success

♦It has become an important part of organizations’ strategy, competitive advantage, and 

 profitability.

♦Key Performance Indicators (KPIs) are the measure that are tied to business drivers. 

 Metrics are the detailed measures that feed those KPIs.

Efficiency And Effectiveness

♦Efficiency IT metrics measure the performance of the IT system itself including 

 throughput, speed, and availability.

♦Effectiveness IT metrics measure the impact IT has on business process and activities 

 including customer satisfaction, conversation rates, and self-through increase.

Benchmarking – Baseline Metrics

♦Benchmarking is a process of continuously measuring system results, comparing those 

  results to optimal system performance (benchmark values), and identifying steps and 

  procedures to improve system performance.

 Comparing efficiency IT and effectiveness IT metrics of Egovernment initiatives.

The Interrelationships Of Efficiency And Effectiveness IT Metrics

♦Efficiency IT metrics focus on the technology itself. It’s important to monitor and do not 

  always guaranteed effectiveness.

♦Effectiveness IT metrics are determined according to an organization’s goals, strategies, 

  and objectives.

♦Need to consider the issue of security while determining efficiency and effectiveness IT 

  Metrics.

♦When an organization offers customers the ability to purchase products over the internet 

  it must implement the appropriate security.

Metrics For Strategic Initiatives

♦A metric is nothing more than a standard measure to assess performance in particular 

  area. A focus on customer and performance standard shows up in the form of metrics 

  that assess the ability to meet customer’s needs and business objectives.

Website Metrics

♦A company can use web traffic analysis to determine the revenue generated, the number 

 of new customers acquired, any reductions in customer service call and so on.

♦A few metrics manager should be familiar with to help measure website access along 

  with organization’s strategic initiatives are :

-Abandoned Registrations

-Abandoned Shopping Carts

-Click-through

-Conversation Rate

-Cost-Per-Thousand(CPM)

-Page exposure

-Total Hits

-Unique Visitors   

Supply Chain Management (CRM) Metrics

♦Help an organization understand how it’s operating over a given period.

Common supply chain management metrics:

1.       Back order

2.       Customer order promised cycle time

3.       Customer order actual cycle time

4.       Inventory replenishment cycle time

5.       Inventory turns

Customer Relationship Management (CRM) Metrics

♦Best practice is no more than seven (plus or minus two) metrics out of hundreds possible 

  should be used at any given management level.

Business Process Reengineering (BPR) and Enterprise Resource Planning (ERP) Metrics

♦BPR and ERP are large, organization wide initiatiaves.

♦It is extremely difficult to measure

♦One of the best method is scorecard    

Balance Scorecard

♦A management system, in addition to a measurement system that enables organizations 

  to clarify their vision strategy an translate them into an action.

Chapter 3 : Strategic Initiative For Implementing Competitive Advantages

Supply Chain Management (SCM)

♦Supply chain management involves the management of information flows between and among stages in a supply hain to maximize total supply chain effectiveness and profitability.

There are four basic components of supply chain management : 

1.  Supply Chain Strategy – managing all the resources required to meet 

      customer demand for all product and services.

2. Supply Chain Partner – the partners chosen to deliver finished goods, raw 

    materials, services including pricing, delivery and payment process along 

    with partner relationship monitoring metrics.

3.   Supply Chain Operation – the schedule for production activities.

4.   Supply Chain Logistic – the product deliver processes and elements.

Customer Relationship Management  (CRM)

 ♦Customer relationship management involves managing all aspects of a 

   customer’s relationship with an organization to increase customer loyalty and 

   retention and organization’s profitability.

♦Customer relationship management allows an organization to gain customer’s 

  shopping and buying behaviors to develop and implement enterprise wide 

  Strategy.

♦Organizations such as Kaiser Permanente have obtained great success through CRM system.

♦Customer can contact an organization through various type of technology such 

  as call centers, web access, email, faxes and direct sales that provide access to  

  CRM information within different system from Accounting System, Order 

  Fulfillment System, Inventory System and Customer Service System.

CRM allow us to :

1.      Communicate effectively with each customer

2.      Understand customer product and service.

♦CRM Strategy – CRM s not just technology but also strategy an organization must 

                        embrace on an enterprise level.

Implementing a CRM system :

1.      Help an organization identify customer

2.      Design specific marketing campaign

3.      To treat customer as an individual

4.      Understand customer buying behaviors

Business Process Reengineering (BPR)

♦A business process is a standardized set of activities that accomplish a specific task, such as 

  processing a customer’s order.

♦Business process reengineering is the analysis and redesign of workflow within and between enterprises.

♦Creating value for the customer is leading factor for instituting BPR, and information technology 

  often plays an important enabling role.

Enterprise Resources Planning (ERP)

♦ERP integrates all departments and functions throughout an organization into a single IT sytem so 

  that employees can make decisions.

♦ERP systems collect data from across an organization and correlate the data generating an enterprise  wide view.

                                                                              

Chapter 2 : Identifying Competitive Advantage

What is Competitive Advantage ?

♦ A product or service that an organization’s customers place a greater value on 

   than similar offerings from a competitor.

♦ There are three(3) common tools used industry to analyze and develop competitive advantage 

   include:

  

1. Porter’s Five Forces Model

2. Porter's Three Generics Strategies 

3. Value chains

     The Five Force Model

Buyer Power

♦High when buyers have many choices of whom to buy from and low when their 

  choices are 

♦Low when their choices are few reduce buyer power.

Supplier Power

♦High when buyers have few choices of whom to buy from and low when their 

  choices are many 

♦Low when their choices are many 

Supply chain

♦Consists of all parties involved in the procurement of a product or raw material

                                                                             

Threat of Substitute Product and Services 

♦High - when there are many alternatives to a product or service

♦Low – when there are few alternatives from which to choose

     

Threat of New Entrants 

♦High – when it is easy for new competitors to enter a market

♦Low – when there are significant entry barriers to entering a market

      

Rivalry among Existence competitors 

♦High when competition is fierce in a market

♦Low – when competition is more complacent

The Three Generics Strategies 

     Cost Leadership

♦Becoming a low - cost producer in the industry allows the company to lower 

  prices to customers

♦Competitors with higher costs cannot afford to compete with the low-cost 

  leader on price

         

Differentiation

♦Create competitive advantage by distinguishing their products on one or more 

  features important to their customers

♦Unique features or benefits may justify price differences or stimulate demand

         

Focus Strategy

♦Target to a niche market

♦Concentrates on either cost leadership or differentiation

Relationships Between Business Process and Value Chain 

      

♦The Value Chains - Targeting Business Process 

♦Supply Chain - a chain or series of processes that adds value to product & 

  service for customer